Fiscalizar al administrador sin pedirle nada
Presupuesto contra ejecución real, cada gasto con su comprobante y su aprobación, y una bitácora que nadie puede borrar. La información llega sola, no se solicita.
Lo que la junta ve sin pedirlo
Presupuesto contra ejecución
El presupuesto aprobado en asamblea vive dentro del sistema. Cada mes se compara contra lo realmente gastado, línea por línea.
Cada gasto con su comprobante
Todo egreso queda ligado a su factura electrónica, al proveedor y a quién lo aprobó. Sin adjuntos sueltos ni carpetas compartidas.
Fondo de reserva a la vista
Saldo disponible, aportes del periodo y compromisos pendientes, con alerta cuando el mantenimiento programado excede el fondo.
Morosidad sin exponer a nadie
Monto, antigüedad y filial afectada. La junta puede fiscalizar la morosidad por filial; la gestión de cobro sigue reservada a quien tiene competencia.
Bitácora que no se puede borrar
Quién cambió qué y cuándo: montos, cuotas, aprobaciones y datos de filiales. El registro es de solo lectura, también para el administrador.
La asamblea que fiscaliza la junta
Convocatoria con 15 días naturales y agenda publicada; quórum por porcentaje de valor —dos tercios en primera convocatoria y cualquier número en segunda—; un voto por filial ponderado por valor; poderes validados por la administración o la junta; y acta generada al cierre con participación por filial, exportable a PDF.
Quién ve qué
La transparencia no es acceso total para todos: es que cada quien vea lo que le corresponde y que nadie pueda borrar el rastro.
| Rol | Estados financieros | Comprobantes de gasto | Morosidad por filial | Editar montos | Bitácora |
|---|---|---|---|---|---|
| Propietario | No | No | No | No | No |
| Miembro de junta directiva | Sí | Sí | Sí | No | Completa |
| Administrador | Sí | Sí | Sí | Sí | Completa |
| Seguridad | No | No | No | No | No |
| Proveedor | No | Solo los propios | No | No | No |
¿Y si la junta desconfía del administrador?
Es la pregunta que nadie pone en un sitio de software y la que más se hace en las asambleas costarricenses. En Costa Rica cualquier persona con capacidad contractual puede ser administrador de condominio: no existe licenciamiento del oficio. La respuesta de la plataforma no es pedirle confianza a nadie: la cuenta bancaria está a nombre del condominio, los movimientos los ve la junta al mismo tiempo que el administrador, y ningún registro se puede alterar después. Si el administrador cambia, la información se queda.
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